Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 1 januari 2026
Offsoo B.V. ("Offsoo", "wij", "ons") hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op basis van welke grondslagen en welke rechten betrokkenen hebben.
Deze privacyverklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wie is verantwoordelijk?
Offsoo B.V.
Offsoo kan optreden als:
- Verwerkingsverantwoordelijke (bijv. website, marketing, sales, administratie en support buiten de Offsoo-app);
- Verwerker (voor persoonsgegevens die Klanten verwerken binnen de Offsoo-applicatie).
Wanneer is Offsoo verwerkingsverantwoordelijke?
Offsoo is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van:
- websitebezoek en contact-/demoformulieren;
- marketing en communicatie (incl. e-mailcampagnes);
- sales en relatiebeheer;
- facturatie en administratie;
- supportverzoeken (bijv. via Intercom of e-mail) voor zover Offsoo zelf verwerkingsverantwoordelijke is.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- bedrijfsnaam;
- naam;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- inhoud van communicatie (bijv. bericht of chat);
- factuur- en betalingsgegevens (voor zover noodzakelijk);
- technische gegevens zoals IP-adres, apparaat- en browsergegevens (o.a. via cookies).
Doeleinden
- het beantwoorden van vragen en plannen van demo's;
- het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
- marketing en communicatie (alleen waar toegestaan);
- het verbeteren van onze website en dienstverlening;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Grondslagen
- uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele stappen;
- wettelijke verplichting (bijv. fiscale bewaarplicht);
- gerechtvaardigd belang (bijv. bedrijfsvoering, beveiliging, fraudepreventie);
- toestemming (bijv. marketingcookies en bepaalde marketingactiviteiten).
Wanneer is Offsoo verwerker?
Binnen de Offsoo-applicatie verwerkt Offsoo persoonsgegevens namens haar Klanten. In dat geval:
- is de Klant verwerkingsverantwoordelijke;
- is Offsoo verwerker;
- bepaalt de Klant welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel.
De afspraken hierover zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst (DPA) tussen Offsoo en de Klant.
Soorten persoonsgegevens in de Offsoo-app
Afhankelijk van het gebruik van de applicatie kunnen onder meer worden verwerkt:
- gebruikers- en accountgegevens;
- contactgegevens van relaties/klanten van de Klant;
- planning-, taak- en (werk)notities;
- urenregistratie/activiteiten;
- log- en auditgegevens;
- inhoud die door Gebruikers in vrije invoervelden wordt geplaatst.
Delen van persoonsgegevens en (sub)verwerkers
Offsoo deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Wij maken daarbij gebruik van dienstverleners, zoals hosting-, support- en monitoringtools. Een actueel overzicht staat op de Subverwerkers-pagina.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de EER (bijv. in de Verenigde Staten). In dat geval zorgt Offsoo voor een geldig overdrachtsmechanisme, zoals:
- Standard Contractual Clauses (SCC's);
- een adequaatheidsbesluit;
- het EU-US Data Privacy Framework (DPF), indien van toepassing.
Bewaartermijnen
Offsoo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
Offsoo als verwerkingsverantwoordelijke
- Administratie- en factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
- Contact-/salescommunicatie: zolang nodig voor opvolging, en daarna maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij langer noodzakelijk (bijv. in geval van een geschil).
- Supportcommunicatie: zolang de relatie loopt en daarna maximaal 24 maanden na afsluiting van het supportverzoek, tenzij langer noodzakelijk (bijv. voor bewijsvoering of beveiliging).
Offsoo als verwerker (gegevens in de Offsoo-app)
- Na beëindiging van de overeenkomst wordt de Offsoo-omgeving van de Klant niet langer toegankelijk voor de Klant.
- Offsoo bewaart Klantdata tot verwijdering door de Klant wordt verzocht, met een maximale bewaartermijn van één (1) jaar na beëindiging.
- Back-ups hebben een maximale retentie van drie (3) maanden. Verwijdering uit back-ups vindt plaats door verloop van de retentie en/of door volledige verwijdering van een omgeving.
Beveiliging
Offsoo treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.
Meer informatie staat op de Security & Informatiebeveiliging-pagina.
Cookies en vergelijkbare technieken
Offsoo maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken op haar website en (beperkt) in de applicatie. Analytische en marketingcookies worden uitsluitend geplaatst na toestemming, indien vereist.
Meer informatie staat in het Cookiebeleid.
Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben op grond van de AVG onder meer de volgende rechten:
- inzage;
- rectificatie;
- verwijdering;
- beperking;
- dataportabiliteit;
- bezwaar;
- intrekking van toestemming (indien van toepassing).
Uitoefenen van rechten
Verzoeken kunnen worden ingediend via .
Offsoo kan om aanvullende informatie vragen om de identiteit te verifiëren. In beginsel verifiëren wij via het e-mailadres dat bij ons bekend is; alleen bij twijfel vragen wij aanvullende verificatie. Wij vragen geen kopieën van identiteitsbewijzen, tenzij dit strikt noodzakelijk is.
Indien Offsoo optreedt als verwerker, sturen wij het verzoek door naar de betreffende Klant (verwerkingsverantwoordelijke).
Klachten
Indien betrokkenen klachten hebben over de verwerking van persoonsgegevens, kunnen zij contact opnemen via .
Daarnaast hebben betrokkenen het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Offsoo kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie is beschikbaar op onze website.